Om afspraken verzetten en maken door de patient mogelijk te maken, moeten er in Intramed drie dingen worden ingesteld:
A. Rooster online planbaar maken
B. Ververstijd van de agenda op 1 minuut zetten
C. Handelingen gebruiken ipv notities
A. Rooster online planbaar maken
Om het maximaal mogelijk te maken gaten in de agenda te vullen moet je zoveel mogelijk van de agenda online planbaar maken. Als een praktijk heel gestructureerd met roosters omgaat, kun je de gebruikte roosters openen via Systeem > Tabellen > Agendaroosters
Per blok moet je aangeven of dit online bespreekbaar is voor verplaatsen en inplannen. Zo nodig geef je dit blok een afwijkende kleur, maar dat hoeft niet. Als een praktijk veel medewerkers heeft (20+) is deze manier wel aan te bevelen.
Je kunt ook naar de instellingen van een specifieke medewerkersagenda gaan en per dag het gehanteerde rooster openen en wijzigen. Ga naar Systeem > Organisatie > Medewerkers en open tabblad 6. Agenda. Klik op het pijtje naast Rnr (Roosternummer). Klik nu linksboven in de hoek op het wijzig icoontje, het gebruikte rooster opent en vink per blok online bespreekbaar voor verplaatsen en inplannen aan. Voordeel van deze tweede manier is dat je zeker weet dat je de roosters wijzigt, die ook gebruikt worden. Nadeel is dat je elke medewerker moet aflopen.
Voor uitgebreide instructies verwijzen wij naar uitleg van Intramed via het submenu [ Agendarooster instellen ] : https://www.intramedexpert.nl/agenda/agenda-instellingen/
N.B. Je kunt er ook voor kiezen om een klein gedeelte van de agenda online planbaar te maken. Dat heeft echter als nadeel dat met het verplaatsen en inplannen geen gaten worden gevuld en het tweede nadeel is dat de patient waarschijnlijk niet op korte termijn een optie krijgt aangeboden.
Als je het online verzetten wilt testen kun je er voor kiezen om deze bij één of enkele therapeuten aan te zetten. Klik hier voor de uitleg hoe je dit kunt doen (stap 4).
B. Ververstijd op 1 minuut zetten
Pas na een verversing van de agenda zie je als medewerker dat een bepaald tijdslot al een afspraak heeft. Om te voorkomen dat er twee afspraken op een bepaald tijdslot worden gepland, kun je de ververstijd van de agenda op 1 minuut zetten.
Navigeer in Intramed naar "[Systeem] > [Organisatie] > [Medewerkers]" en kies daar tab [6. Agenda].
C. Notities vervangen door Handelingen
Als een bepaald tijdslot geblokt moet worden voor bv. een interne vergadering, plaats daar dan een Handeling en niet een Notitie, want notities laten het tijdslot vrij.
Doorplannen
Als bepaalde tijdslots gereserveerd moeten worden voor bepaalde patienten, is het raadzaam afspraken voor een aantal weken door te plannen.